Personal Assistant to the Principal/Chief Executive

• Locations

  Usk

• Salary

  £29,232 - £32,473

• Sector

  Admin & Secretarial

• Type

  Permanent

Usk Campus

Personal Assistant to the Principal/Chief Executive

Salary: £29,232 – £32,473

37 hours per week

At Coleg Gwent, our mission is simple: to CHANGE LIVES THROUGH LEARNING. We are one of the top performing colleges in Wales and we have high aspirations for our students, for our staff and for the communities we serve.

The College is seeking a forward thinking, dynamic individual to contribute as part of the Principalship to the growth and success of the college.

This is an exciting time to join the college as we enter a new phase our development.  In this role, you will provide comprehensive support and assistance to the Principal/Chief Executive and have oversight of the administrative support provided through the Principal’s Office.

Key responsibilities include the provision of all secretarial and administrative duties to support the Principal/Chief Executive in their role.  The successful candidate will be highly competent in the use of the full range Microsoft Office software and will have experience of delivering excellence in a role at a similar level.  Excellent time management skills and the ability to work calmly under pressure are essential as is the ability to communicate effectively and deal with sensitive information, ensuring confidentiality and discretion is always maintained.

In return, the College offers many employment benefits including generous holiday entitlement, pension scheme and many on-site benefits and facilities.

You will join a college that is ambitious, purposeful, committed and supportive.

Within easy access of the M4 corridor, our campuses are set within reach of some of the most beautiful countryside in South Wales. If you want to make a difference, this is the place to do it.

The ability to use the Welsh language at basic level (or willingness to undertake training) is desirable

Applications may be submitted in Welsh and will not be treated less favourably than applications submitted in English.

The College is committed to safeguarding, ensuring the safety and welfare of children and young people. Employment is subject to a satisfactory Enhanced Disclosure from the Disclosure and Barring Service and registration with the Education Workforce Council (EWC) if appropriate.

Please note that successful candidates will be expected to pay for the Enhanced Disclosure and registration with the Education Workforce Council.

Lecturing posts will require a teaching qualification (e.g. PGCE) or the willingness to attain one with a specified period of time.  This will be a requirement under your contract of employment and EWC registration.

At Coleg Gwent we are committed to providing a working environment which embraces diversity and which promotes equality of opportunity. This is underpinned by the Equality Act 2010 and will be adhered to at each stage of the recruitment process.

Our goal is to ensure these commitments are also embedded in our day-to-day working practices with our learners, colleagues, and partners.

We know the most successful teams are the most diverse teams. Equality, diversity, and inclusion provide the very foundation to our culture at Coleg Gwent. We want every individual to feel confident, proud, and able to bring their whole selves to work.

We are committed to being an anti-racist organisation and increasing diversity in the College by removing barriers and supporting all our staff to reach their potential. To ensure an improved representation in our workforce, applications are particularly welcome from minority groups including Black, Asian and Minority Ethnic people, Females, LGBTQ+, non-binary and people with disabilities. Together we continue to build a workplace that not only celebrates the diverse voices of our colleagues but also represents the communities we serve.

We welcome applications from candidates who speak languages other than English and everyone regardless of age, marriage and civil partnership (both same sex and opposite sex), impairment or health condition, sex, sexual orientation, pregnancy and maternity, race, religion or belief, gender identity or gender expression in line with our Equality Opportunities policy.  All campuses are accessible and facilities such as prayer rooms are available.

We are a Disability Confident Employer and affiliates of the Black Leadership Group. Key to supporting this work and providing peer support are 6 Board sponsored Staff Networks (Enabled, Men’s Alliance, Women Together, Cynefin, LGBTQ+ and Race Alliance).

What brings us together?

We are committed to building a culture of inclusion that empowers our people to thrive and fosters a sense of belonging.

To support the College in being a respectful community we have an Equality, Diversity and Inclusion (ED&I) steering group. Hear our ED&I Champions talk about why they are so passionate about equality, diversity, and inclusion.

Your wellbeing matters.

Your wellbeing is important to us. We want to ensure you are able to make the most of the opportunities and reach your full potential. From a programme of wellbeing activities throughout the year underpinned by the Headspace app for all staff which has a diverse selection of meditations that aim to fulfil both beginners and long-time meditators needs and preferences to Partners who are trained mental health champions, to subsidised gym access, we’re determined to create an environment that supports everyone’s mental and physical health. 

If you require assistance with the application process you can either e-mail vacancies@coleggwent.ac.uk or telephone 01495 333130.

Closing Date: 30 June 2024 

Interview Date: 16 or 17 July 2024

Campws Brynbuga 

Cynorthwywr Personol i’r Pennaeth/Prif Weithredwr 

Cyflog: £29,232 – £32,473 

37 awr yr wythnos 

Yn Coleg Gwent, ein cenhadaeth ni yw un syml: NEWID BYWYDAU TRWY DDYSGU. Rydym yn un o’r colegau sy’n perfformio orau yng Nghymru ac mae gennym ddyheadau uchel ar gyfer ein myfyrwyr, ein staff a’r cymunedau rydym yn eu gwasanaethu. 

Mae’r Coleg yn chwilio am unigolyn blaengar a deinamig i gyfrannu fel rhan o’r Brifathrawiaeth at dwf a llwyddiant y coleg.

Mae hwn yn amser cyffrous i ymuno â’r coleg wrth i ni ddechrau ar gyfnod newydd yn ein datblygiad.  Yn y rôl hon, byddwch yn darparu cefnogaeth a chymorth cynhwysfawr i’r Pennaeth/Prif Weithredwr ac yn goruchwylio’r cymorth gweinyddol a ddarperir drwy Swyddfa’r Pennaeth.

Mae cyfrifoldebau allweddol yn cynnwys darparu’r holl ddyletswyddau ysgrifenyddol a gweinyddol i gefnogi’r Pennaeth/Prif Weithredwr yn ei rôl.  Bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn hynod gymwys yn y defnydd o ystod lawn o feddalwedd Microsoft Office a bydd ganddo brofiad o gyflwyno rhagoriaeth mewn rôl ar lefel debyg.  Mae sgiliau rheoli amser rhagorol a’r gallu i weithio’n ddigynnwrf o dan bwysau yn hanfodol, ynghyd â’r gallu i gyfathrebu’n effeithiol ac ymdrin â gwybodaeth sensitif, gan sicrhau cyfrinachedd a disgresiwn ar bob adeg.

Mae’r Coleg yn cynnig llawer o fuddion cyflogaeth gan gynnwys hawl gwyliau hael, cynllun pensiwn a llawer o fuddion a chyfleusterau ar y safle.

Byddwch yn ymuno â choleg sy’n uchelgeisiol, yn bwrpasol, yn ymroddedig ac yn gefnogol.

O fewn cyrraedd hawdd i goridor yr M4, mae ein campysau wedi’u lleoli o fewn cyrraedd i rywfaint o’r cefn gwlad harddaf yn Ne Cymru. Os ydych chi am wneud gwahaniaeth, dyma’r lle i wneud hynny. 

Mae’r gallu i ddefnyddio’r Gymraeg ar lefel sylfaenol (neu barodrwydd i ymgymryd â hyfforddiant) yn ddymunol. 

Gellir cyflwyno ceisiadau yn Gymraeg ac ni fyddant yn cael eu trin yn llai ffafriol na cheisiadau a gyflwynir yn Saesneg.

Mae’r Coleg wedi ymrwymo i ddiogelu, gan sicrhau diogelwch a lles plant a phobl ifanc. Mae cyflogaeth yn amodol ar Ddatgeliad Manwl boddhaol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd a chofrestriad gyda Chyngor y Gweithlu Addysg (CGA) os yn briodol.

Sylwch y bydd disgwyl i ymgeiswyr llwyddiannus dalu am y Datgeliad Manylach a chofrestru gyda Chyngor y Gweithlu Addysg.

Bydd swyddi darlithio yn gofyn am gymhwyster addysgu (e.e. TAR) neu barodrwydd i ennill un gyda chyfnod penodol o amser. Bydd hyn yn ofynnol o dan eich contract cyflogaeth a chofrestriad CGA.

Yn Coleg Gwent, rydym wedi ymrwymo i ddarparu amgylchedd gwaith sy’n croesawu amrywiaeth ac sy’n hyrwyddo cyfleoedd cyfartal. Mae Deddf Cydraddoldeb 2010 yn sail i hyn a byddwn yn glynu wrthi ar bob cam o’r broses recriwtio.

Ein nod yw sicrhau bod yr ymrwymiadau hyn wedi’u hymgorffori yn ein hymarferion gwaith o ddydd i ddydd gyda’n dysgwyr, ein cydweithwyr a’n partneriaid.

Rydym yn gwybod mai’r timau mwyaf llwyddiannus yw’r timau mwyaf amrywiol. Mae cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant yn sail i’n diwylliant yn Coleg Gwent. Rydym yn dymuno i bob unigolyn deimlo’n hyderus, teimlo’n falch a theimlo ei fod yn gallu bod ei wir hunan yn y gwaith.

Rydym wedi ymrwymo i fod yn sefydliad gwrth-hiliaeth a chynyddu amrywiaeth yn y Coleg trwy chwalu rhwystrau a chefnogi pob aelod o staff i gyrraedd ei botensial. I sicrhau cynrychiolaeth well yn ein gweithlu, croesawn geisiadau, yn benodol, gan grwpiau lleiafrifol gan gynnwys pobl dduon, pobl Asiaidd, a phobl o leiafrifoedd ethnig, menywod, pobl LGBTQ+, pobl anneuaidd a phobl gydag anableddau. Gyda’n gilydd, rydym yn parhau i greu gweithle sydd, nid yn unig, yn dathlu lleisiau amrywiol ein cydweithwyr, ond sydd, hefyd, yn cynrychioli’r cymunedau rydym yn eu gwasanaethu.

Rydym yn croesawu ceisiadau gan ymgeiswyr sy’n siarad ieithoedd eraill a phawb, beth bynnag eu hoedran, statws priodasol neu bartneriaeth sifil (un rhyw neu ddau ryw), nam neu gyflwr meddygol, rhyw, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd neu gred, hunaniaeth rhywedd neu fynegiant rhywedd, yn unol â’n Polisi Cyfleoedd Cyfartal. Mae pob campws yn hygyrch ac mae cyfleusterau megis ystafelloedd gweddïo ar gael.

Rydym yn Gyflogwr Hyderus o ran Anabledd ac rydym wedi ymlynu wrth y Grŵp Arweinyddiaeth Pobl Dduon. Mae 6 Rhwydwaith Staff a noddir gan y Bwrdd (Enabled, Men’s Alliance, Women Together, Cynefin, LGBTQ+ a Race Alliance) yn allweddol o ran cefnogi’r gwaith hwn a darparu cymorth i gymheiriaid.

Beth sy’n dod â ni ynghyd?

Rydym wedi ymrwymo i greu diwylliant o gynhwysiant sy’n grymuso ein pobl i ffynnu ac sy’n meithrin ymdeimlad o berthyn.

I gefnogi’r Coleg i fod yn gymuned sy’n llawn parch, mae gennym grŵp llywio Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. Gwrandewch ar ein Hyrwyddwyr Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yn siarad am y rhesymau eu bod mor angerddol am gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant.

Mae eich lles o bwys

Mae eich lles yn bwysig i ni. Rydym yn dymuno sicrhau y gallwch chi wneud y mwyaf o’r cyfleoedd a chyrraedd eich potensial llawn. Mae rhaglen o weithgareddau lles drwy gydol y flwyddyn ac mae’r ap Headspace ar gyfer yr holl staff yn sail i hynny. Mae’n cynnwys detholiad amrywiol o fyfyrdodau ar gyfer anghenion dechreuwyr a’r rhai mwy profiadol. Hefyd, mae gennym ni Bartneriaid sy’n hyrwyddwyr iechyd meddwl hyfforddedig a mynediad cymorthdaledig at gampfa. Rydym yn benderfynol o greu amgylchedd sy’n cefnogi iechyd meddwl ac iechyd corfforol pawb.

Os oes angen cymorth arnoch gyda’r broses ymgeisio gallwch naill ai e-bostio vacancies@coleggwent.ac.uk neu ffonio 01495 333130.

Dyddiad Cau: 30 Mehefin 2024 

Dyddiad Cyfweliad: 16 neu17 Gorffennaf 2024